Der Vorstand der Herforder Bürgerstiftung trägt dafür Sorge, dass die zur Verfügung stehenden Mittel nur für die in der Stiftungssatzung verbindlich geregelten Satzungszwecke verwendet werden. Neben einem finanziellen Einsatz erfordert die Durchführung eines Projekts großes ehrenamtliches Engagement zahlreicher Förderer und Freunde der Stiftung, das ebenfalls im Einklang mit der Satzung wirken muss. Das gesamte Tun der Herforder Bürgerstiftung hat allein das Wohl der Menschen in Herford im Sinn. Eine Verfolgung gemeinnütziger Ziele, die außerhalb Herfords wirken, verbietet die Satzung.  
 
Der Vorstand legt nach intensiver Beratung auf Grundlage eines Gesamtkonzepts Schwerpunkte seiner Arbeit für die nächsten Jahre fest. Hiernach richtet sich in erster Linie, welche Projekte durchgeführt werden. Projekten mit nachhaltiger Wirkung wird der Vorzug gegeben. Vorschläge und Anregungen für weitere Projekte werden sorgfältig daraufhin geprüft, ob sie mit der Satzung, dem aktuellen Konzept und nicht zuletzt den Qualitätsansprüchen an ein wirkungsvolles gemeinnütziges Arbeiten im Einklang stehen. Vor der Entscheidung über mögliche Projekte steht das gewissenhafte Abwägen von Kosten und Nutzen. Der Vorstand ist dem sparsamen Ressourceneinsatz verpflichtet.

Jedes für gut befundene Projekt wird bei der Durchführung verantwortlich von einem Vorstandsmitglied begleitet, um aus erster Hand und zeitnah informiert zu sein. Der Verlauf und die Erfolge werden in den zumindest monatlich stattfindenden Sitzungen des Vorstands diskutiert, beraten und beurteilt. Ergebnisse der Beratungen, Entscheidungen und beabsichtigte Maßnahmen werden gewissenhaft protokolliert. Ziel der Regelungen zur Qualitätssicherung ist es, Verbesserungsmöglichkeiten und Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu handeln.

Schließlich berichtet der Vorstand regelmäßig dem Stiftungsrat über die Projektarbeit.
 
Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Herforder Bürgerstiftung ein Projektcontrolling verfolgt, das der optimalen Planung, Steuerung und Überwachung ihrer gemeinnützigen Vorhaben dient.